Secrétariat téléphonique externalisé : choisir pour son cabinet

Résumé : Un secrétariat téléphonique externalisé permet de répondre aux patients sans interrompre les consultations. Pour choisir, comparez la formation des secrétaires, la gestion des rendez-vous et des urgences, les horaires, les règles de confidentialité et le mode de facturation. Une prise en charge humaine peut fonctionner seule, avec une option d’assistance par IA ou en complément de votre équipe.

Le téléphone sonne pendant vos consultations ? Un secrétariat téléphonique externalisé assuré par de vraies secrétaires répond à votre place selon vos consignes, avec une formule 100 % humaine. L’intelligence artificielle reste une option. Pour cadrer le besoin du cabinet, vous pouvez consulter notre guide pour externaliser son secrétariat téléphonique.

Un service adapté ne se limite pas à décrocher : il doit accueillir les patients avec tact, organiser les rendez-vous et vous transmettre les demandes importantes sans créer de nouvelles interruptions. Vérifiez aussi quelles informations le personnel à distance peut consulter. La CNIL précise que les personnes chargées du secrétariat doivent accéder uniquement aux données nécessaires à leurs missions, notamment à la gestion des rendez-vous et du cabinet, dans des conditions encadrées par le référentiel de la CNIL.

Quel secrétariat téléphonique externalisé choisir pour un cabinet ?

Pour un médecin qui veut garder un accueil humain tout en réduisant les appels manqués, notre service constitue un choix adapté : il combine prise de rendez-vous, messages et filtrage des demandes selon les consignes du cabinet. D’autres prestataires mettent en avant une secrétaire dédiée, une ancienneté importante ou une couverture annoncée 7 jours sur 7. Le tableau permet de comparer les services, les horaires et les informations tarifaires disponibles, sans confondre un agenda médical avec une permanence téléphonique.

1. ClicFone

Idéal pour : les médecins qui veulent un accueil humain, une gestion de rendez-vous sur leur agenda et la possibilité de déléguer tous les appels ou seulement les débordements.

Nous prenons en charge les appels des cabinets et des professionnels de santé, les rendez-vous par téléphone ou en ligne, les messages et le filtrage des urgences selon vos consignes. Nos secrétaires peuvent utiliser Doctolib, Maiia, LibreRDV, CalenDoc, Google Agenda, Calendly et Cal.com. Nous exerçons depuis 2010. Notre FAQ indique que 80 % de nos clients utilisent nos services depuis plus de cinq ans et 50 % depuis plus de dix ans.

Avantages

• Une formule 100 % humaine, avec l’IA proposée en option, pour garder une secrétaire au cœur de la relation avec les patients.
• Plusieurs niveaux de facturation : 2 € TTC par appel, 99 € TTC par mois pour 200 appels, 299 € pour 450 appels, 499 € pour les appels entrants et transférés illimités sans IA, ou 599 € pour les appels illimités avec secrétariat humain et agent IA 24 h/24.
• Une externalisation complète ou partielle, notamment pour les absences et les périodes où personne ne peut décrocher.
• Des offres sans engagement et sans frais de résiliation.

Inconvénients

• Les secrétaires humaines répondent de 7 h à 20 h en semaine et de 8 h à 12 h le samedi. Pour une continuité 24 h/24, il faut choisir la formule qui complète le service humain avec l’agent IA.

2. Medicall

Idéal pour : les cabinets médicaux qui recherchent un service spécialisé avec une équipe présentée comme dédiée à leur secteur.

Medicall met en avant plus de 25 ans d’activité dans le télésecrétariat médical, la prise de rendez-vous et le filtrage des appels. Son site indique une compatibilité avec Callibri, Doctolib, Maiia et OneDoc, ainsi qu’une permanence du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h. Les tarifs sont établis sur devis en fonction de la formule et du volume d’appels.

Avantages

• Une offre centrée sur les professionnels de santé, avec accueil des patients et gestion des rendez-vous.
• Plusieurs agendas médicaux cités et des horaires humains clairement précisés.
• Des contrats présentés comme mensuels et sans engagement de durée.

Inconvénients

• Le coût exact dépend d’un devis. Il faut donc communiquer son volume d’appels et le périmètre souhaité pour comparer le budget avec un forfait à prix affiché.

3. Servitel

Idéal pour : les praticiens qui cherchent un prestataire axé sur le télésecrétariat médical, avec un accompagnement annoncé pour plusieurs spécialités.

Servitel présente des services d’accueil des patients, de prise de rendez-vous, de filtrage des urgences et de transmission des messages. Son offre mentionne les agendas Doctolib et Maiia, ainsi qu’une couverture annoncée 7 jours sur 7. Le prestataire fait aussi état de plus de 40 ans d’expérience et de plus de 1 000 professionnels de santé accompagnés. Ces éléments décrivent les informations publiées par l’entreprise, et non une comparaison indépendante de ses résultats.

Avantages

• Une spécialisation médicale déclarée et des services liés aux appels, aux rendez-vous et aux demandes urgentes.
• Une couverture présentée comme 7 jours sur 7, à examiner selon les plages qui comptent pour votre cabinet.
• Un devis gratuit est indiqué pour étudier le besoin.

Inconvénients

• Avant de comparer avec une offre à prix affiché, demandez le détail des horaires, des volumes inclus et des éventuels frais associés au devis.

4. MySecrétaire

Idéal pour : les médecins qui souhaitent une interlocutrice dédiée, formée à leur spécialité, et une gestion des appels associée à Doctolib.

MySecrétaire présente une offre de secrétariat médical avec une secrétaire dédiée, la prise de rendez-vous sur Doctolib et le filtrage des demandes urgentes selon les consignes du cabinet. Le site indique une mise en service sous 48 heures ouvrées. Ce délai est à confirmer en fonction de l’organisation et du dossier du praticien.

Avantages

• Une approche mettant l’accent sur la continuité de la relation avec une secrétaire attitrée.
• La prise en charge de rendez-vous et l’intégration avec Doctolib sont présentées dans l’offre.
• Un délai de démarrage annoncé sous 48 heures ouvrées.

Inconvénients

• Avant de retenir cette solution, demandez les horaires précis et le coût correspondant à votre volume d’appels et aux tâches que vous souhaitez déléguer.

5. LVH Médical

Idéal pour : les cabinets qui recherchent un télésecrétariat exclusivement tourné vers les professionnels de santé, avec des horaires affichés et plusieurs agendas médicaux.

LVH Médical indique exercer dans le télésecrétariat médical depuis 2006 et propose l’accueil téléphonique, la gestion de l’agenda et la prise de rendez-vous. Ses horaires sont du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h. Le prestataire mentionne l’utilisation de Doctolib, Maiia et Clickdoc, ainsi qu’une tarification adaptée à l’activité du cabinet.

Avantages

• Une spécialisation médicale affichée et des horaires humains clairement communiqués.
• Plusieurs logiciels d’agenda cités pour la gestion des rendez-vous.
• Une facturation présentée comme ajustée à l’activité du cabinet.

Inconvénients

• La tarification étant adaptée à l’activité, demandez une estimation détaillée pour comparer le coût réel avec des formules à montant mensuel défini.

Quels critères vérifier avant de confier les appels ?

Un patient appelle pour un rendez-vous, un autre demande à être rappelé et un troisième signale une situation urgente. Demandez au prestataire comment chaque cas sera traité, qui reçoit le message et dans quel délai. Un filtrage des urgences utile s’appuie sur vos consignes : la secrétaire transmet la demande au professionnel selon le protocole défini, sans donner de conseil médical à la place du praticien.

Testez aussi le parcours de rendez-vous. Si le prestataire doit accéder à votre agenda, vérifiez quels créneaux il peut modifier, quels motifs il peut utiliser et comment les demandes non prévues sont transmises. Une prise de rendez-vous directement dans l’agenda du cabinet évite de recopier les informations ensuite. Pour une spécialité ou une organisation particulière, précisez les consignes propres aux patients, aux durées de consultation et aux demandes à faire remonter.

Comparez enfin la couverture avec votre rythme réel. Un médecin qui consulte sans secrétaire interne peut déléguer tout le standard. Un cabinet déjà équipé peut commencer par les congés, les consultations longues ou les appels qui débordent. Notre page sur le secrétariat externalisé pour les professions libérales présente aussi les cas où le service complète une organisation existante. Pour centraliser le suivi des interlocuteurs extérieurs et de leurs échanges avec le cabinet, consignez les coordonnées utiles, notamment celles de www.rouge-hexagone.com.

Comment comparer les horaires et les tarifs ?

Un tarif par appel peut être adapté à un cabinet qui reçoit peu d’appels, tandis qu’un forfait mensuel rend le budget plus prévisible lorsque le volume est régulier. Pour comparer, relevez le nombre d’appels sur une période représentative, puis demandez ce qui est inclus : messages, transferts, rendez-vous, rappels et dépassement du quota. Ne comparez pas seulement le prix d’entrée si les tâches confiées ou les horaires diffèrent.

Les formules ClicFone vont de la facturation à l’appel à des forfaits mensuels de 200 ou 450 appels, jusqu’aux options illimitées avec ou sans agent IA. Les montants sont respectivement de 2 € TTC par appel, 99 € TTC par mois, 299 € TTC par mois, 499 € TTC par mois sans IA et 599 € TTC par mois avec agent IA 24 h/24. Vérifiez que le volume retenu correspond à vos appels entrants et transférés, et faites préciser le traitement des appels hors des horaires humains.

Le mot « standard » ne désigne pas toujours les mêmes tâches qu’un service de secrétariat médical. Pour préciser ce que vous déléguez, vous pouvez comparer standard téléphonique et télésecrétariat. La question pratique est de savoir si vous avez seulement besoin d’une réponse téléphonique, ou également de rendez-vous, de messages et d’un filtrage selon vos consignes.

Quelles précautions prendre pour les données des patients ?

Avant de transmettre des informations ou de créer un accès à l’agenda, demandez quelles données seront consultées et pour quelle tâche. Le RGPD encadre le recours à un sous-traitant : les consignes de traitement, les obligations de confidentialité et les mesures de sécurité doivent être prévues dans les conditions de la prestation. Consultez les exigences de l’article 28 du RGPD.

Limitez les droits d’accès à ce dont la secrétaire a besoin pour répondre aux appels et gérer les rendez-vous. Le médecin reste responsable de protéger les informations médicales et de s’assurer que ses collaborateurs respectent le secret professionnel, conformément aux règles déontologiques applicables.

Si le prestataire héberge des données de santé à caractère personnel sur support numérique, vérifiez le certificat HDS et le périmètre des activités couvertes. Le Code de la santé publique prévoit un certificat de conformité pour cet hébergement ; l’Agence du Numérique en Santé explique le cadre de la certification des hébergeurs HDS. Demandez aussi comment sont gérés les accès, la fin de la prestation et la restitution ou la suppression des données.

Découvrir notre service de télésecrétariat

Vous souhaitez répondre aux patients sans interrompre chaque consultation ? Nous pouvons prendre en charge tout ou partie des appels du cabinet, selon vos horaires, votre agenda et vos consignes. Le service peut aussi compléter une secrétaire sur place pendant les absences ou les périodes chargées.

Nos secrétaires accueillent les patients, prennent les rendez-vous, transmettent les messages et signalent les urgences selon les règles définies avec vous. Les horaires humains sont de 7 h à 20 h en semaine et de 8 h à 12 h le samedi. L’agent IA 24 h/24 reste une option. Après un entretien de cadrage, nous organisons le transfert de ligne et l’accès à l’agenda. Découvrir notre service de télésecrétariat, avec des formules sans engagement et sans frais de résiliation.