Quel télésecrétariat médical choisir en France pour votre cabinet

Résumé : Pour choisir un télésecrétariat médical en France, comparez d’abord l’accueil humain, les horaires, la gestion des rendez-vous, les consignes d’urgence et le coût réel. ClicFone est notre recommandation pour un cabinet qui souhaite un service modulable, des tarifs affichés et une formule sans engagement. Medicall, LVH Médical, Servitel et MySecrétaire proposent d’autres organisations, tandis que Doctolib répond surtout au besoin de réservation en ligne.

Le téléphone sonne pendant vos consultations ? Un télésecrétariat médical assuré par de vraies secrétaires peut prendre vos appels, gérer les rendez-vous et transmettre les demandes prioritaires. Chez ClicFone, l’accueil humain est disponible sans agent IA : cette option reste facultative. Pour comparer les fonctions utiles à votre cabinet, vous pouvez aussi comparer les services de télésecrétariat médical.

Le bon choix dépend de votre volume d’appels, de vos horaires et de l’agenda utilisé. Vérifiez également comment le prestataire applique vos consignes, protège les informations des patients et organise le transfert des urgences. La CNIL recommande de définir les obligations du sous-traitant dans un contrat adapté à la prestation, notamment le périmètre du traitement et les données concernées, comme l’explique son guide sur la sous-traitance.

Quel télésecrétariat médical choisir en France ?

Pour un cabinet qui veut un accueil téléphonique humain, des options modulables et des tarifs consultables, nous recommandons ClicFone. D’autres prestataires peuvent mieux correspondre à une organisation particulière, par exemple une équipe médicale dédiée, une permanence à la carte ou une couverture annoncée sept jours sur sept. Doctolib répond à un besoin différent : la réservation en ligne ne constitue pas, à elle seule, un secrétariat téléphonique assuré par des secrétaires.

1. ClicFone

Idéal pour : les médecins, spécialistes, professionnels paramédicaux et équipes de santé qui veulent déléguer tout ou partie de leur accueil, sans imposer l’IA.

Nous prenons en charge les appels, les messages, les rendez-vous et le transfert des demandes prioritaires selon les consignes du cabinet. Le service peut couvrir tout le standard ou seulement les débordements, les consultations longues et les absences. Les agendas mentionnés comprennent notamment Doctolib, Maiia, LibreRDV, CalenDoc, Google Agenda, Calendly et Cal.com. La mise en place commence par un échange sur vos consignes, puis la configuration du transfert d’appel et de l’accès à l’agenda.

Nous exerçons depuis 2010 et avons traité des centaines de milliers d’appels. La FAQ de ClicFone indique que 80 % de ses clients utilisent ses services depuis plus de cinq ans et 50 % depuis plus de dix ans. Ces chiffres décrivent les clients de l’entreprise, ils ne constituent pas une garantie de résultat pour chaque cabinet. Pour découvrir les services de télésecrétariat médical en France, vous pouvez consulter la page dédiée.

Avantages :

• Accueil assuré par des secrétaires humaines, avec une formule sans IA disponible.
• Choix entre facturation à l’appel, forfaits mensuels et prise en charge complète ou partielle.
• Formules sans engagement et sans frais de résiliation.
• La formule avec agent IA 24 h/24 complète le secrétariat humain, elle ne le remplace pas.

Inconvénients :

• Les horaires indiqués pour les secrétaires humaines sont jusqu’à 20 h en semaine et jusqu’à 12 h le samedi. La disponibilité 24 h/24 concerne l’agent IA de la formule correspondante.

2. Medicall

Idéal pour : les praticiens qui cherchent une équipe spécialisée dans le médical et un accueil personnalisé au nom du cabinet.

Medicall décrit une permanence téléphonique assurée par des secrétaires médicales, avec gestion des rendez-vous, des messages et du filtrage des demandes selon les consignes du praticien. Les horaires indiqués sont du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h. Le prestataire mentionne notamment les agendas Doctolib et Maiia. Ses contrats sont présentés comme mensuels et sans engagement de durée.

Avantages :

• Positionnement spécialisé dans le secrétariat médical et accueil au nom du cabinet.
• Gestion ponctuelle ou régulière des appels, des rendez-vous et des messages.
• Couverture humaine clairement indiquée pour la semaine et le samedi matin.

Inconvénients :

• Le tarif est établi sur devis, ce qui demande un échange pour comparer précisément le coût avec un forfait affiché.

3. LVH Médical

Idéal pour : les cabinets qui veulent une permanence à la carte, en complément d’une secrétaire sur place, pendant les absences ou à temps complet.

LVH Médical présente une offre spécialisée dans l’accueil téléphonique des professionnels de santé. Ses services comprennent la prise d’appels, les messages, les rendez-vous et la gestion d’agendas, avec une organisation qui peut s’adapter au fonctionnement du cabinet. Les horaires indiqués sont du lundi au vendredi de 8 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h. Les outils cités comprennent notamment Doctolib, Maiia et Clickdoc.

Avantages :

• Possibilité de compléter le secrétariat interne ou de confier une plus grande part de l’accueil.
• Prestations à la carte et gestion de plusieurs tâches liées aux appels et aux rendez-vous.
• Horaires humains indiqués pour les jours ouvrés et le samedi matin.

Inconvénients :

• Le tarif dépend de l’activité et de la formule choisie, il faut donc demander un chiffrage adapté à son volume d’appels.

4. Servitel

Idéal pour : les professionnels de santé qui souhaitent étudier une offre médicale décrivant une permanence sept jours sur sept et la gestion des agendas.

Servitel présente un service de télésecrétariat médical avec accueil humain, filtrage des demandes, transmission des messages prioritaires et prise de rendez-vous. Le prestataire mentionne une compatibilité avec Doctolib et Maiia, ainsi qu’une couverture nationale reposant sur plusieurs agences en France. Sa présentation met également en avant des équipes formées au vocabulaire médical et aux consignes propres à chaque cabinet.

Avantages :

• Couverture 7 j/7 indiquée dans la présentation de son service.
• Offre destinée aux professions médicales et paramédicales, avec gestion des urgences selon les protocoles du cabinet.
• Présence de plusieurs agences en France et intégration d’agendas médicaux mentionnés.

Inconvénients :

• Avant de souscrire, faites préciser les plages horaires exactes couvertes, le tarif correspondant et les modalités de prise en charge des appels hors horaires habituels.

5. MySecrétaire

Idéal pour : le médecin qui souhaite une secrétaire médicale dédiée, connaissant ses consignes et son organisation.

MySecrétaire met en avant un accueil téléphonique humain, une secrétaire dédiée et la gestion de rendez-vous sur agenda, notamment Doctolib. Le prestataire indique que la mise en service peut se faire sous 48 heures ouvrées. Ce modèle convient au praticien qui privilégie une interlocutrice identifiée ; avant de choisir, vérifiez comment le service organise les remplacements et la continuité pendant ses absences, ainsi que la couverture horaire correspondant à votre cabinet.

Avantages :

• Secrétaire dédiée et consignes personnalisées présentées comme des éléments centraux de l’offre.
• Gestion des rendez-vous et prise en charge annoncée sous 48 heures ouvrées.
• Accueil humain destiné aux professionnels de santé.

Inconvénients :

• Le modèle dédié ne permet pas, à lui seul, de savoir comment les remplacements sont organisés : ce point mérite d’être cadré avant le démarrage.

6. Doctolib

Idéal pour : les cabinets qui veulent permettre aux patients de réserver un rendez-vous en ligne et qui utilisent déjà la plateforme pour leur agenda.

Doctolib est à distinguer d’un secrétariat téléphonique médical assuré par une équipe. La réservation en ligne aide les patients à prendre rendez-vous, mais le cabinet doit examiner séparément comment seront reçus les appels, les messages détaillés et les demandes qui nécessitent un échange avec une personne. Cette plateforme peut donc compléter un télésecrétariat, plutôt que remplacer automatiquement l’accueil humain.

Avantages :

• Canal de réservation en ligne pour les patients.
• Peut compléter l’organisation téléphonique d’un cabinet qui utilise déjà la plateforme.

Inconvénients :

• La prise de rendez-vous en ligne n’est pas équivalente à un accueil téléphonique par une secrétaire médicale.

Quels critères vérifier avant de choisir ?

Imaginez une ligne qui sonne pendant une consultation : le prestataire adapté est celui qui suit vos règles sans vous interrompre pour chaque demande. Avant de signer, faites préciser le délai de prise en charge, les horaires des secrétaires, la procédure en cas d’urgence et le canal de transmission des messages. Demandez aussi si vous pouvez conserver votre numéro et activer le renvoi uniquement lorsque votre ligne est occupée.

Vérifiez ensuite l’accès à votre agenda. Une secrétaire médicale à distance doit disposer d’un accès configuré pour la mission et de consignes claires sur les créneaux, les motifs de rendez-vous, les annulations et les demandes à vous transmettre. Pour choisir un télésecrétariat médical adapté à votre cabinet, comparez le coût à votre volume réel d’appels, plutôt que le seul prix d’appel affiché. Vous pouvez également consulter notre comparatif des secrétariats téléphoniques médicaux.

La confidentialité ne se résume pas à demander une promesse générale. Le contrat de sous-traitance doit encadrer la mission, les données traitées et les obligations de chaque partie. La CNIL détaille les éléments à prévoir au titre de l’article 28 du RGPD dans ses règles sur les sous-traitants.

Pour les échanges avec les patients, formalisez aussi la confidentialité et les consignes de transmission. Le Code de la santé publique précise que le secret professionnel s’impose au médecin et couvre ce qui lui a été confié, mais aussi ce qu’il a vu, entendu ou compris dans l’exercice de sa profession, selon l’article R. 4127-4.

Enfin, clarifiez qui héberge les données de santé et à quel titre. La certification HDS concerne les entités qui fournissent tout ou partie d’un service d’hébergement de données de santé dans le cadre défini par la réglementation ; demandez donc à votre prestataire de décrire les rôles et les services concernés. L’Agence du Numérique en Santé en précise le périmètre dans sa présentation de la certification HDS.

Comment comparer les tarifs et les horaires ?

Un cabinet qui reçoit peu d’appels n’a pas forcément intérêt à payer une couverture plus large que nécessaire. Comparez une facturation à l’appel avec un forfait mensuel en utilisant votre volume habituel, puis vérifiez les appels inclus et les services associés : rendez-vous, messages, transferts et rappels. Pour un besoin variable, demandez comment la formule s’adapte aux absences et aux pics d’activité.

Chez ClicFone, les repères tarifaires sont de 2 € TTC par appel, 99 € TTC par mois pour 200 appels, 299 € TTC pour 450 appels, 499 € TTC pour les appels entrants et transférés illimités sans IA, et 599 € TTC par mois pour les appels illimités avec secrétariat humain complété par un agent IA 24 h/24. Les secrétaires humaines prennent les appels de 7 h à 20 h en semaine et de 8 h à 12 h le samedi. Comparez ces horaires avec vos besoins réels : l’agent IA 24 h/24 ne signifie pas une présence humaine permanente.

Comment démarrer sans perturber le cabinet ?

Commencez par relever pendant une à deux semaines les appels reçus, les heures de pointe, les demandes de rendez-vous et les appels que vous manquez. Cette photographie aide à choisir entre une permanence complète et un renvoi limité aux consultations, aux absences ou aux périodes de forte activité.

Préparez ensuite une fiche de consignes courte : nom du cabinet à l’accueil, motifs de rendez-vous autorisés, créneaux disponibles, situations à vous transmettre et procédure d’urgence. Pendant les premiers jours, vérifiez les messages reçus et les rendez-vous inscrits, puis ajustez les consignes avec le prestataire. Si vous avez déjà une secrétaire sur place, précisez quelles tâches restent à son équipe et lesquelles passent au service distant.

Confiez vos appels à un accueil humain adapté à votre cabinet

Si les appels interrompent vos consultations ou restent sans réponse lorsque votre ligne est occupée, vous pouvez commencer par définir les plages et les tâches à déléguer. Notre service s’adapte à une prise en charge partielle ou complète, selon le fonctionnement de votre cabinet.

Chez ClicFone, des secrétaires humaines gèrent l’accueil, les rendez-vous, les messages et les transferts selon vos consignes. Nos offres vont de la facturation à l’appel aux forfaits mensuels, avec une option d’agent IA si vous souhaitez étendre la couverture. Elles sont sans engagement et sans frais de résiliation. découvrir notre service de télésecrétariat médical.

ClicFone

ClicFone Télésecrétariat depuis 2010 au service des professionnels de la santé. Permanence téléphonique 7h/20h. Secrétariat téléphonique à distance pour médecins, paramédicaux ou autres praticiens de la santé. Secrétariat humain, empathique et formé aux agendas Doctolib, Maiia, CalenDoc ou LibreRDV mais aussi synchronisé avec Google Agenda, Calendly et Cal.com

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