Résumé : LibreRDV permet aux patients de choisir en ligne parmi les créneaux ouverts, tandis que le secrétariat téléphonique ClicFone prend en charge les appels et les rendez-vous selon les consignes du cabinet. Les deux canaux se complètent si les disponibilités, les accès à l’agenda et la transmission des demandes sont organisés clairement. Cette organisation maintient un accueil humain pour les patients qui préfèrent appeler.
Le téléphone sonne pendant vos consultations ? Avec LibreRDV et ClicFone, vous associez la réservation en ligne à l’accueil par de vraies secrétaires médicales. Notre formule 100 % humaine est disponible sans obligation de choisir l’IA, qui reste une option. Pour un cabinet qui utilise LibreRDV, Clicfone et LibrerDV : une gestion synchronisée des rendez-vous s’inscrit dans une organisation où l’agenda et le standard se complètent.
La réservation numérique ne fait pas disparaître le téléphone. Le Baromètre du numérique publié en 2025 indique que 67 % des Français avaient pris un rendez-vous médical sur internet au cours des douze mois précédents. Les patients qui ont une question, souhaitent modifier un rendez-vous ou préfèrent parler à quelqu’un ont toujours besoin d’un accueil téléphonique clair.
LibreRDV et ClicFone : qui fait quoi ?
LibreRDV sert à proposer des créneaux que les patients peuvent réserver en ligne. Le secrétariat téléphonique, lui, répond aux appels, prend les rendez-vous dans l’agenda selon les accès autorisés et transmet les messages ou demandes à traiter. Distinguer ces fonctions évite de croire que la prise de rendez-vous en ligne suffit à gérer chaque échange avec un patient.
La complémentarité se voit lorsqu’un patient ne trouve pas le motif voulu, a besoin d’un renseignement ou souhaite parler à une personne. La plateforme gère les créneaux ouverts à la réservation ; la secrétaire suit les règles du cabinet et aide à orienter l’appel. Nous pouvons organiser ce travail avec LibreRDV, en tenant compte des consignes de prise de rendez-vous et des disponibilités du praticien.
La réservation en ligne ne remplace pas l’accueil téléphonique
Un patient choisit un créneau sur internet, tandis qu’un autre appelle pour signaler une contrainte ou demander un rendez-vous particulier. Le cabinet doit donc décider quels créneaux ouvrir en ligne, quelles demandes peuvent être traitées par téléphone et lesquelles nécessitent de transmettre un message au praticien.
Les chiffres disponibles illustrent la place du secrétariat dans l’organisation des cabinets, sans décrire la situation actuelle de tous les médecins. Début 2022, 84 % des médecins généralistes libéraux déclaraient disposer d’un secrétariat ; parmi les praticiens de moins de 50 ans, 51 % recouraient à un secrétariat téléphonique externalisé, selon l’étude de la DREES. Un agenda en ligne et un standard pris en charge par une secrétaire répondent ainsi à des besoins différents.
Pour éviter les rendez-vous mal positionnés, définissez les motifs, les durées, les créneaux réservés et les règles de report ou d’annulation. Ces consignes permettent à l’équipe qui répond aux appels de suivre le fonctionnement du cabinet sans interrompre le médecin pour chaque demande courante.
Préparer la mise en place avec des consignes claires
Avant d’activer le service, listez les types de rendez-vous, leurs durées, les plages accessibles en ligne et les cas qui doivent être transmis au praticien. Précisez aussi qui signale les absences ou modifie les consignes. Cette préparation donne à la secrétaire les repères nécessaires pour répondre de manière cohérente aux patients.
Le démarrage chez ClicFone commence par un échange sur les règles d’accueil et de gestion de l’agenda. Nous configurons ensuite le transfert de la ligne et un accès sécurisé au logiciel utilisé par le cabinet, puis une période de démarrage permet d’ajuster les habitudes de travail. Pour vérifier les possibilités liées à votre outil, consultez Le secrétariat médical Clicfone compatible avec LibrerDV.
Selon votre organisation, vous pouvez confier tous les appels ou seulement les débordements, certaines plages horaires ou les rendez-vous. Notre activité auprès des professionnels de santé a commencé en 2010. Les chiffres de fidélité présentés dans notre FAQ indiquent que 80 % de nos clients utilisent nos services depuis plus de cinq ans et 50 % depuis plus de dix ans ; ils décrivent la durée de ces relations, pas un résultat garanti pour chaque cabinet.
Protéger les informations et garder la maîtrise de l’agenda
Un rendez-vous peut révéler l’identité d’un patient, ses coordonnées ou un motif de consultation. Il faut donc attribuer à chaque intervenant uniquement les accès nécessaires, vérifier la manière dont les messages sont transmis et éviter d’inscrire des informations médicales inutiles dans les consignes d’accueil.
Le guide pratique CNIL et CNOM rappelle que le professionnel reste responsable du traitement des données liées à la prise de rendez-vous, qu’elle soit assurée par le cabinet, un prestataire téléphonique ou une plateforme en ligne. Avant le démarrage, vérifiez les accès accordés, les responsabilités de chacun et les procédures applicables aux demandes sensibles.
La secrétaire suit les consignes du cabinet et ne remplace pas le médecin dans une décision médicale. Pour les situations qui sortent du cadre défini, indiquez clairement qui contacter et par quel moyen transmettre l’appel ou le message.
À retenir pour organiser les rendez-vous
Une organisation efficace associe la réservation en ligne aux appels des patients, sans confondre les rôles de la plateforme et du secrétariat. Définissez les créneaux, les motifs, les accès à l’agenda et les règles de transmission avant le démarrage, puis ajustez-les à partir des situations rencontrées. L’association de LibreRDV et d’un secrétariat téléphonique médical permet de garder un parcours lisible pour les patients comme pour l’équipe.
Un secrétariat humain autour de votre agenda en ligne
Quand LibreRDV présente les créneaux ouverts, l’accueil téléphonique reste utile pour les patients qui ont une question ou souhaitent être accompagnés dans leur demande. Nous définissons avec le cabinet les règles de prise de rendez-vous, les demandes à transmettre et les accès nécessaires à l’agenda, afin que le secrétariat suive vos consignes.
Notre accueil est assuré par de vraies secrétaires et une formule 100 % humaine est possible ; l’agent IA reste facultatif. Nous prenons en charge les appels et les rendez-vous selon les accès convenus, avec un démarrage comprenant le cadrage des consignes, le transfert de la ligne et une période d’ajustement. Pour consulter la plateforme de réservation, Découvrir LibrerDV.
Questions fréquemment posées
LibreRDV remplace-t-il le secrétariat téléphonique ?
Non, la réservation en ligne permet aux patients de choisir parmi les créneaux ouverts, mais certains préfèrent appeler ou ont besoin d’un échange. Le secrétariat répond à ces demandes et applique les règles du cabinet.
ClicFone peut-il gérer les rendez-vous dans LibreRDV ?
Nous pouvons travailler avec l’agenda utilisé par le cabinet, sous réserve des accès et consignes nécessaires. Les modalités de gestion dépendent des fonctions disponibles et des règles établies avec le praticien.
Quelles consignes faut-il préparer avant le démarrage ?
Précisez les motifs, les durées, les plages ouvertes, les règles de modification et les demandes à transmettre au médecin. Désignez aussi la personne qui met à jour les consignes en cas d’absence ou de changement d’organisation.
Faut-il utiliser une intelligence artificielle ?
Non, l’accueil peut être assuré par des secrétaires humaines avec une formule 100 % humaine. L’agent IA est une option complémentaire, pas une condition de mise en place du secrétariat.
Comment protéger les données des patients ?
Limitez les accès à l’agenda aux tâches nécessaires et définissez les informations à consigner ou à transmettre. Vérifiez aussi les procédures de confidentialité et les responsabilités de chaque intervenant avant le démarrage.
