Résumé : Pour un cabinet qui privilégie un accueil humain et des tarifs clairement définis, ClicFone propose plusieurs formules, avec l’IA en option. Simplify s’adresse notamment aux établissements de santé et combine télésecrétaires et agents IA, avec des services de prise de rendez-vous, de transcription et d’envoi postal. Le choix dépend surtout de votre structure et des tâches à déléguer.
Le téléphone sonne pendant vos consultations ? Avec ClicFone, de vraies secrétaires prennent en charge l’accueil, et l’IA reste une option. La question ClicFone ou Simplify dépend de la taille de votre structure, des tâches à déléguer et de la place que vous souhaitez donner à l’automatisation. Pour élargir votre comparaison, vous pouvez aussi Comparer Simplify à d’autres services de télésecrétariat.
Un secrétariat téléphonique médical peut prendre les appels, aider à organiser les rendez-vous et éviter que chaque sonnerie interrompe une consultation. Début 2022, 84 % des médecins généralistes libéraux interrogés par la DREES déclaraient disposer d’un secrétariat. Le recours à une plateforme téléphonique externalisée concernait alors 51 % des praticiens de moins de 50 ans et 31 % des médecins de 60 ans ou plus. Ces données décrivent la situation observée en 2022, pas nécessairement celle de tous les cabinets aujourd’hui.
ClicFone ou Simplify : comparaison en un coup d’œil
| Critère | ClicFone | Simplify |
|---|---|---|
| Structures concernées | Cabinets, praticiens libéraux, professionnels paramédicaux et équipes de santé. | Établissements de santé, cliniques, hôpitaux, centres d’imagerie et spécialistes. |
| Accueil et horaires | Secrétaires humaines du lundi au vendredi de 7 h à 20 h et le samedi de 8 h à 12 h. Agent IA proposé en option, 24 h/24. | Offre présentée comme hybride, avec télésecrétaires et agents IA. Disponibilité 24 h/24 et 7 j/7 mise en avant, sans que cela signifie que les équipes humaines travaillent sur ces mêmes plages. |
| Services | Appels, rendez-vous, messages, transferts, filtrage selon les consignes et gestion d’agenda. | Prise d’appels et de rendez-vous, transcription de comptes rendus et envoi postal de courriers médicaux. |
| Tarifs et contrat | De 2 € TTC par appel à des forfaits mensuels de 99 € à 599 € TTC selon le volume et les options. Sans engagement et sans frais de résiliation. | La page de présentation consultée ne donne pas de grille tarifaire détaillée. Les prix sont à vérifier auprès du prestataire. |
Le métier de secrétaire médicale comprend notamment l’accueil téléphonique et la gestion des agendas. Pour départager deux services, comparez donc les tâches réellement prises en charge, les plages couvertes et le mode de facturation, plutôt que de vous arrêter à la seule mention de l’IA. Le ministère de la Santé décrit ces missions dans son répertoire des métiers.
ClicFone
Idéal pour : les médecins libéraux et les équipes qui veulent confier des appels à des secrétaires humaines, tout en gardant la possibilité d’ajouter un agent IA. Le service peut couvrir l’ensemble de l’accueil ou intervenir en renfort, par exemple lorsque la ligne est occupée ou pendant une consultation.
Nous prenons en charge l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, les messages et les transferts, selon les consignes du cabinet. Les demandes urgentes sont transmises selon la procédure définie avec le professionnel. Pour organiser les créneaux, nous pouvons travailler avec plusieurs outils d’agenda, dont Doctolib, Maiia, LibreRDV, CalenDoc et Google Agenda. Retrouvez les détails de notre télésecrétariat médical ClicFone.
Nous exerçons depuis 2010 et avons traité des centaines de milliers d’appels. Cette expérience peut compter pour un cabinet qui cherche un prestataire déjà habitué aux appels de patients. Les horaires de l’équipe humaine sont définis : du lundi au vendredi, de 7 h à 20 h, et le samedi, de 8 h à 12 h. En dehors de ces plages, l’agent IA 24 h/24 est une option de formule, et non une extension des horaires humains.
Avantages :
- Accueil assuré par des secrétaires humaines, avec une offre sans IA possible.
- Facturation lisible, à l’appel ou par forfait selon le volume et les options.
- Offres sans engagement et sans frais de résiliation.
- Possibilité de confier seulement les débordements ou de déléguer davantage de tâches.
Inconvénients :
- Les horaires de l’équipe humaine ne couvrent pas toute la journée du samedi ni le dimanche. Pour une continuité en dehors de ces horaires, il faut examiner l’option IA et les modalités de la formule choisie.
Simplify
Idéal pour : les structures de santé qui cherchent à combiner accueil téléphonique et services complémentaires, notamment la transcription de comptes rendus ou l’envoi de courriers médicaux. Simplify indique s’adresser entre autres aux hôpitaux, cliniques, centres d’imagerie et spécialistes.
Simplify présente une organisation hybride qui associe télésecrétaires médicales et agents IA. Sa disponibilité 24 h/24 et 7 j/7 est mise en avant pour l’offre, mais ne permet pas à elle seule de conclure que l’accueil humain est assuré en continu. Ses formules décrites couvrent la prise d’appels et de rendez-vous, la transcription de comptes rendus et l’envoi postal de courriers médicaux. L’entreprise indique exercer depuis 2003.
Avantages :
- Approche hybride entre secrétaires médicales et agents IA.
- Services complémentaires à la gestion des appels, dont la transcription et l’envoi postal.
- Positionnement adapté aux établissements et centres qui ont des besoins administratifs variés.
Inconvénients :
- Le périmètre est particulièrement orienté vers les établissements de santé et les centres spécialisés. Un cabinet libéral doit donc vérifier que les services, l’organisation et l’interlocuteur correspondent à son fonctionnement.
- Les éléments tarifaires consultés ne permettent pas de comparer directement le coût avec les formules ClicFone. Il faut demander les prix correspondant à son volume et à ses besoins.
Quels critères vérifier avant de choisir ?
Un cabinet individuel et un centre d’imagerie n’ont pas forcément les mêmes appels ni les mêmes tâches à déléguer. Avant de choisir, estimez votre volume d’appels, repérez les moments où vous manquez le plus de réponses et notez ce que vous souhaitez confier : accueil, rendez-vous, messages, transferts ou travail administratif complémentaire. Cela permet de comparer des offres selon vos besoins réels.
Vérifiez aussi les outils d’agenda, les règles de prise de rendez-vous et les consignes appliquées aux demandes urgentes. Demandez qui traite chaque type d’appel et comment les messages vous sont transmis. Une permanence téléphonique peut être un renfort ponctuel pendant les consultations, les absences ou les pics d’activité ; un service plus large peut également prendre des rendez-vous et gérer des messages.
Le prix ClicFone varie selon la formule : 2 € TTC par appel en paiement à la consommation, 99 € TTC par mois pour 200 appels, 299 € TTC pour 450 appels, 499 € TTC pour les appels entrants et transférés illimités sans IA, ou 599 € TTC pour l’offre illimitée avec secrétariat humain et agent IA. Les fonctions incluses dépendent de la formule. Pour Simplify, demandez un devis détaillé et vérifiez précisément le périmètre couvert avant de comparer les montants.
Enfin, la mise en place doit préserver les consignes propres au cabinet : motifs de rendez-vous, créneaux accessibles, personnes à prévenir et conduite à tenir pour les demandes prioritaires. Chez nous, le démarrage comprend un entretien de cadrage, la configuration du transfert de ligne et de l’accès à l’agenda, puis une période d’ajustement. Le ministère rappelle que l’accueil téléphonique et la gestion d’agenda font partie des missions de secrétariat médical, mais les règles d’organisation restent à définir selon chaque cabinet.
L’accueil humain ou l’IA, quelle place donner à chacun ?
Si vos patients appellent pour des demandes variées, une secrétaire humaine peut écouter, reformuler et appliquer les consignes du cabinet. C’est aussi un choix adapté lorsque vous souhaitez garder une relation patient personnalisée sans automatiser l’ensemble du standard. Chez ClicFone, l’offre peut rester entièrement humaine ; l’IA intervient uniquement si le cabinet la choisit.
Simplify met en avant une association de télésecrétaires et d’agents IA, avec une disponibilité affichée en continu. Cette approche peut intéresser une structure qui souhaite traiter des volumes importants ou ajouter des services à la prise de rendez-vous. Pour comparer correctement, demandez quelles demandes sont prises par une personne, lesquelles sont confiées à l’agent IA et comment une situation inhabituelle est transmise à l’équipe médicale.
Dans les deux cas, l’automatisation ne doit pas être confondue avec une décision clinique. Définissez les demandes que l’équipe peut traiter seule et celles qui doivent être transmises. Une bonne gestion des appels dépend autant de ces règles que du choix entre accueil humain et assistance numérique.
Comment protéger les données et le secret médical ?
Un agenda peut contenir des informations personnelles sur les patients. L’accès donné à une secrétaire à distance doit correspondre aux tâches qui lui sont confiées, par exemple gérer des rendez-vous sans consulter l’ensemble du dossier médical. La CNIL rappelle que les professionnels doivent limiter l’accès aux données aux personnes autorisées et aux informations nécessaires à leur mission, notamment pour le secrétariat médical. Consultez ses recommandations aux professionnels de santé.
Avant de commencer, précisez les informations utiles à la prise de rendez-vous, les destinataires des messages et la méthode de transmission des demandes prioritaires. Vérifiez aussi les accès au logiciel, leur niveau d’autorisation et la façon de les retirer à la fin de la prestation. Le secret professionnel repose sur des règles concrètes, pas seulement sur le choix d’un outil.
Si des données de santé sont hébergées sur support numérique par un tiers, vérifiez les obligations qui s’appliquent à cet hébergement. L’Agence du Numérique en Santé explique le rôle de la certification HDS pour encadrer l’hébergement de données personnelles de santé. Ce contrôle est distinct du choix des horaires, de la prise de rendez-vous ou du niveau d’accueil humain.
Choisir selon les besoins de votre cabinet
Pour un cabinet libéral qui veut surtout déléguer les appels et les rendez-vous avec des secrétaires humaines et des tarifs détaillés, ClicFone offre un fonctionnement modulable, l’IA restant facultative. Pour une structure recherchant aussi la transcription ou l’envoi postal de courriers médicaux, Simplify présente un périmètre plus large autour de ces services. Avant de décider, confrontez les horaires, les tâches incluses, les accès à l’agenda et le coût correspondant à votre volume d’appels.
Un accueil téléphonique adapté à votre cabinet
Vous souhaitez moins interrompre vos consultations et mieux répondre aux patients, sans confier automatiquement l’accueil à une IA ? Nous pouvons étudier une prise en charge humaine totale ou partielle, selon les appels que vous voulez déléguer et le fonctionnement de votre cabinet.
Depuis 2010, nous accompagnons les professionnels de santé avec la prise d’appels, la gestion d’agenda, les rendez-vous, les messages et les transferts selon les consignes établies. Nos formules vont de la facturation à l’appel aux forfaits mensuels, sans engagement et sans frais de résiliation. L’agent IA est une option complémentaire, et non une condition pour choisir un accueil humain. Découvrir ClicFone.
Questions fréquemment posées
ClicFone et Simplify proposent-ils un accueil humain ?
Oui, les deux services décrivent une intervention de secrétaires humaines. ClicFone permet de choisir une formule humaine sans IA, tandis que Simplify présente une organisation associant télésecrétaires et agents IA.
L’IA est-elle obligatoire pour bénéficier du service ClicFone ?
Non, le cabinet peut opter pour un accueil assuré par des secrétaires humaines. L’agent IA est une option complémentaire selon la formule choisie.
Quels types de tâches peut-on déléguer ?
Selon le service et les consignes du cabinet, il est possible de confier les appels, les rendez-vous, les messages et certains transferts. Simplify présente aussi des services de transcription de comptes rendus et d’envoi postal de courriers médicaux.
Peut-on garder son agenda médical actuel ?
ClicFone peut travailler avec plusieurs outils d’agenda, selon l’accès sécurisé et les modalités convenues avec le cabinet. Avant de choisir un prestataire, vérifiez la compatibilité avec votre outil ainsi que les actions que l’équipe pourra effectuer.
Comment comparer les prix des deux services ?
Pour ClicFone, les prix dépendent du volume d’appels et de la formule, avec une facturation à l’appel ou au mois. Pour Simplify, demandez un devis qui précise les tâches, les horaires et les services inclus afin de comparer des périmètres équivalents.
