ClicFone ou GPS Santé : quel secrétariat médical choisir ?

Résumé : Pour un cabinet qui privilégie un accueil téléphonique humain et une organisation modulable, ClicFone constitue le choix le plus souple. GPS Santé convient davantage aux praticiens qui souhaitent réunir permanence téléphonique, agenda médical en ligne, messagerie sécurisée et téléconsultation. Le bon choix dépend surtout de vos horaires, de votre agenda et de votre volume d’appels.

Le téléphone sonne pendant vos consultations ? Un secrétariat téléphonique médical assuré par de vraies secrétaires vous permet de continuer à soigner sans laisser vos patients sans réponse. Pour comparer les solutions, commencez par cette alternative à GPS Santé, qui met en regard l’accueil humain, les horaires, l’agenda et le budget. Chez ClicFone, l’offre 100 % humaine existe. L’intelligence artificielle reste une option complémentaire, jamais une obligation.

Le choix entre ClicFone ou GPS Santé dépend surtout de votre priorité. ClicFone vise les cabinets qui veulent déléguer les appels, les messages et les rendez-vous tout en conservant leurs outils habituels. GPS Santé s’adresse davantage aux praticiens qui recherchent un environnement numérique réunissant agenda, prise de rendez-vous en ligne, téléconsultation et messagerie. Dans les deux cas, les accès aux données doivent rester limités aux missions confiées, comme le rappelle la CNIL pour les professionnels de santé.

ClicFone ou GPS Santé : quelle différence pour un cabinet ?

Un médecin généraliste, un spécialiste ou un professionnel paramédical ne cherche pas forcément le même service. Certains veulent avant tout une secrétaire médicale à distance qui répond pendant les consultations. D’autres souhaitent aussi proposer la réservation en ligne, la téléconsultation et une messagerie sécurisée.

ClicFone

Idéal pour : les médecins, spécialistes, professionnels paramédicaux, cabinets de groupe et maisons de santé qui souhaitent un accueil téléphonique humain, une gestion d’agenda flexible et la possibilité d’externaliser seulement une partie de leur standard.

Description : Nous prenons en charge les appels, les messages, la prise de rendez-vous, les transferts et la transmission des demandes prioritaires selon les consignes du cabinet. Vous pouvez nous confier l’ensemble de votre accueil ou uniquement les débordements lorsque votre ligne est occupée, lorsque vous êtes en consultation ou pendant vos congés.

Notre organisation repose d’abord sur des secrétaires humaines. Elles sont formées au secteur médical, au secret médical et aux règles de protection des données. L’agent IA peut compléter le service pour certaines tâches répétitives ou pour élargir la continuité d’accueil, mais une formule sans IA reste possible.

La mise en place commence par un échange consacré à vos horaires, vos règles de réponse, vos motifs de rendez-vous et vos consignes d’urgence. Nous configurons ensuite le transfert de votre ligne et un accès sécurisé à votre agenda, avant une période de démarrage destinée à ajuster le fonctionnement.

Avantages :

• Accueil assuré par de vraies secrétaires médicales, avec une formule 100 % humaine.
• Externalisation complète, partielle ou limitée aux appels en débordement.
• Gestion de plusieurs agendas et plateformes de rendez-vous selon les accès autorisés.
• Transmission des demandes urgentes par téléphone, SMS ou e-mail, selon les consignes du cabinet.
• Tarification lisible à l’appel ou au forfait, adaptée aux volumes variables.
• Activité dans le secteur depuis 2010 et traitement de plusieurs centaines de milliers d’appels, éléments présentés par l’entreprise.

Inconvénients :

• Les fonctions disponibles dépendent de la formule choisie, de l’agenda utilisé et des droits accordés.
• La disponibilité 24 h/24 concerne l’agent IA de la formule correspondante, et non les secrétaires humaines.

GPS Santé

Idéal pour : les praticiens qui souhaitent réunir une permanence téléphonique cabinet médical avec un agenda en ligne, une messagerie sécurisée, des notifications et la téléconsultation.

Description : GPS Santé se positionne comme un environnement numérique de santé qui complète l’accueil téléphonique. Les patients peuvent rechercher un professionnel, consulter des disponibilités, prendre un rendez-vous en ligne, le déplacer ou l’annuler selon les règles définies par le praticien.

La solution met également en avant une messagerie sécurisée, une téléconsultation intégrée à l’agenda et un accès depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. La permanence téléphonique peut compléter cet ensemble pour les patients qui préfèrent appeler ou qui ont besoin d’un échange personnalisé.

Le modèle est donc plus large qu’un simple service de secrétaire à distance. Il peut convenir à un cabinet qui veut développer la réservation en ligne et centraliser plusieurs services numériques. En revanche, il faut vérifier précisément le niveau d’intervention humaine prévu pour les demandes complexes, les messages, les urgences et les appels en dehors des horaires téléphoniques.

Avantages :

• Agenda médical accessible en ligne pour faciliter la réservation autonome des patients.
• Services associés de messagerie sécurisée et de téléconsultation.
• Accès mobile depuis plusieurs supports numériques.
• Notifications liées aux rendez-vous pris, déplacés ou annulés.
• Permanence téléphonique pouvant compléter l’écosystème numérique.

Inconvénients :

• La solution peut être plus large que nécessaire pour un cabinet recherchant uniquement une secrétaire médicale à distance.
• Les horaires de l’agenda en ligne ne doivent pas être confondus avec ceux de la permanence téléphonique.
• Le coût global dépend des modules retenus, du volume d’appels et du niveau de service demandé.

Accueil humain ou écosystème numérique, que privilégier ?

Imaginez un patient qui appelle pendant une consultation longue. Il peut avoir besoin d’un rendez-vous, d’une modification de créneau, d’un message pour le praticien ou d’une réponse à une consigne particulière. Dans cette situation, une secrétaire humaine peut écouter, reformuler la demande et appliquer le protocole défini par le cabinet.

C’est le principal avantage de ClicFone pour les médecins peu attirés par l’automatisation. Vous pouvez conserver un standard géré par des secrétaires humaines, sans ajouter d’agent IA. Cette organisation est adaptée aux cabinets qui accordent de l’importance à la relation avec les patients, à la compréhension des demandes nuancées et à la continuité de l’accueil.

GPS Santé répond à une autre logique. La plateforme intéresse davantage les praticiens qui veulent donner aux patients une autonomie de réservation et proposer plusieurs services numériques autour de l’agenda. Elle peut être pertinente lorsque la majorité des patients prennent rendez-vous en ligne et que la permanence téléphonique sert de complément.

Pour approfondir les différences entre accueil humain, horaires et outils numériques, vous pouvez consulter notre page ClicFone ou Medicall. Le principe reste le même pour votre comparaison avec GPS Santé : il faut vérifier qui répond, quelles demandes sont traitées et comment les urgences sont transmises.

Quel choix selon l’organisation de votre cabinet ?

Un médecin généraliste confronté à de nombreux appels recherchera souvent une réponse rapide, une prise de rendez-vous efficace et un filtrage clair des demandes prioritaires. Dans ce cas, ClicFone permet de choisir une organisation humaine, un service de débordement ou une externalisation complète du standard.

Un spécialiste peut avoir besoin de consignes plus précises pour les nouveaux patients, les examens, les correspondants et les durées de consultation. Une secrétaire médicale à distance doit alors utiliser un agenda correctement paramétré et savoir quel type de demande transmettre au cabinet.

Un professionnel paramédical peut privilégier un accueil personnalisé, la gestion des reports et la possibilité de transférer certains appels vers un fixe ou un mobile. Une maison de santé devra plutôt vérifier la gestion de plusieurs praticiens, les règles de routage et les droits d’accès propres à chaque agenda.

Si vous hésitez encore entre plusieurs modèles d’accueil, notre comparatif MySecretaire ou GPS Santé permet de distinguer la télésecrétaire dédiée, l’agenda numérique et la permanence téléphonique. Le critère le plus important reste votre organisation quotidienne, et non le nombre de fonctionnalités affichées.

Quel budget prévoir pour la permanence téléphonique ?

Le tarif doit être comparé avec votre volume réel d’appels et les tâches confiées. Un cabinet qui reçoit peu d’appels ou connaît une activité irrégulière peut préférer une facturation à la consommation. Un cabinet avec un flux stable cherchera souvent un forfait mensuel plus prévisible.

Chez ClicFone, la formule Pay As You Go est proposée à 2 € TTC par appel. Les autres formules comprennent 99 € TTC par mois pour 200 appels, 299 € TTC par mois pour 450 appels, 499 € TTC par mois pour les appels entrants et transférés illimités sans IA, puis 599 € TTC par mois pour les appels illimités avec secrétariat humain complété par un agent IA disponible 24 h/24.

Les fonctions incluses varient selon la formule. Avant de choisir, vérifiez notamment la prise de rendez-vous, les messages, les transferts, les rappels, les SMS, les appels sortants et la gestion des annulations. Les offres ClicFone sont sans engagement et sans frais de résiliation selon la page tarifaire.

GPS Santé présente une facturation horaire pour la permanence téléphonique, tandis que l’agenda en ligne, la téléconsultation et les autres services numériques correspondent à des modules distincts. Cette approche peut être intéressante si vous voulez construire un ensemble de services autour de la réservation en ligne, mais elle nécessite de calculer le coût total de l’organisation retenue.

Pour comparer les coûts et les niveaux de service de manière plus large, consultez également ClicFone face aux autres solutions. L’objectif est de rapprocher chaque tarif de votre consommation réelle, plutôt que de retenir uniquement le prix affiché.

Agenda, urgences et confidentialité des patients

Un agenda médical contient déjà des informations sensibles. Le nom du patient, la spécialité consultée, le motif de rendez-vous et l’horaire peuvent révéler des éléments personnels. La personne chargée du secrétariat doit donc accéder uniquement aux données nécessaires à sa mission, notamment pour organiser les rendez-vous.

La définition du secret médical rappelle que les informations connues dans le cadre du suivi d’un patient sont protégées. Le cabinet doit donc définir les consignes de réponse, les informations pouvant être recueillies et les situations nécessitant une transmission immédiate.

La CNIL recommande également de limiter les accès aux données utiles à la gestion du cabinet. En pratique, demandez quels droits sont accordés à la secrétaire, comment ils sont sécurisés et comment ils sont retirés lorsqu’une personne ou un prestataire n’intervient plus.

Si un service héberge des données de santé pour le compte du cabinet, il faut aussi vérifier le périmètre concerné et les responsabilités de chaque intervenant. L’Agence du Numérique en Santé présente le cadre HDS et les exigences applicables aux hébergeurs de données de santé. Cette vérification doit être distinguée du simple accès sécurisé à un agenda.

Pour les urgences, ni une secrétaire ni un outil numérique ne remplace le médecin ou les services d’urgence. La secrétaire applique un protocole défini à l’avance, identifie les demandes prioritaires selon les critères du cabinet et transmet l’information par le canal convenu.

Comment mettre en place le service sans perturber les patients ?

La transition peut commencer par un périmètre limité. Vous pouvez transférer uniquement les appels reçus pendant les consultations, les réunions, les absences ou les périodes de forte activité. Cette méthode permet de vérifier les consignes, la qualité des messages et la gestion de l’agenda avant d’élargir le service.

Avec ClicFone, le démarrage comprend un entretien de cadrage, la configuration du transfert de ligne et la création d’un accès sécurisé à l’outil utilisé par le cabinet. Une phase de lancement permet ensuite d’ajuster les règles de prise de rendez-vous, les horaires, les messages d’accueil et la transmission des demandes urgentes.

Préparez en amont les motifs de rendez-vous, les durées, les créneaux réservés, les règles concernant les nouveaux patients et les coordonnées à utiliser en cas de demande prioritaire. Plus les consignes sont claires, plus la secrétaire peut agir comme un prolongement efficace de votre équipe.

Un accueil humain pour votre cabinet

Vous souhaitez être moins interrompu pendant vos consultations tout en conservant une relation téléphonique personnalisée avec vos patients ? Notre service peut prendre en charge tout ou partie de votre standard, selon vos horaires, votre agenda et vos consignes. Vous pouvez commencer par les débordements d’appels, les congés ou les périodes de forte activité.

Nos secrétaires gèrent les appels, les messages, les rendez-vous et la transmission des demandes prioritaires. Les agendas peuvent être synchronisés avec plusieurs outils, et l’agent IA reste une option complémentaire pour les cabinets qui souhaitent élargir la continuité d’accueil. Les formules sont proposées à l’appel ou au forfait, sans engagement et sans frais de résiliation selon la page tarifaire. Découvrir ClicFone