Dans un environnement médical en constante évolution, les médecins et les soignants doivent se concentrer sur l’essentiel : la prise en charge des patients.
Externaliser le télésecrétariat et confier l’accueil téléphonique à un prestataire spécialisé permet d’optimiser la gestion des appels, d’améliorer la satisfaction patient et de réduire les coûts.
ClicFone propose une solution de permanence téléphonique et de plateforme téléphonique pensée pour les professionnels de santé qui souhaitent un service fiable, sécurisé et adapté à leurs besoins.
Les avantages d’un télésecrétariat externalisé
- Amélioration de l’accueil patient : un standard professionnel garantit une prise en charge rapide et courtoise, limitant les appels manqués et les temps d’attente.
- Gain de temps pour les équipes soignantes : moins de ruptures d’activité, plus de disponibilité pour les consultations et les soins.
- Économies maîtrisées : externaliser évite de recruter, former et gérer du personnel en interne tout en bénéficiant d’une tarification flexible.
- Qualité et traçabilité : compte-rendus d’appels, historiques et rapports statistiques pour piloter l’activité.
ClicFone : une solution adaptée aux besoins des médecins et soignants
ClicFone se positionne comme un partenaire de confiance pour le télésecrétariat et la gestion des appels.
La plateforme offre un call center moderne, des fonctions d’assistante virtuelle et une permanence téléphonique 24/7 selon les besoins.
Grâce à ClicFone, les cabinets et structures libérales bénéficient d’un accueil cohérent, d’une gestion fluide des urgences et d’un suivi personnalisé des rendez-vous.
Fonctionnalités clés de la plateforme ClicFone
- Gestion des appels entrants et sortants avec routage intelligent.
- Prise de messages sécurisée et transmission aux équipes médicales.
- Interface simple pour consulter l’historique des appels et les statistiques.
- Intégration possible avec les agendas et outils de rendez-vous internet.
- Options d’assistante virtuelle pour filtrer et orienter les appels.
Comment l’externalisation améliore l’expérience patient
Un accueil téléphonique professionnel renforce la confiance des patients.
En confiant l’accueil à ClicFone, les médecins et soignants s’assurent que chaque appel est traité selon un protocole adapté : information, orientation, prise de rendez-vous ou gestion des urgences.
L’expérience patient devient plus fluide, avec moins d’attente et un suivi plus régulier.
Sécurité et conformité : des priorités pour ClicFone
La confidentialité des données patient est cruciale.
ClicFone respecte les normes de sécurité et la réglementation en vigueur pour la protection des données de santé.
Les échanges sont sécurisés et les accès contrôlés, garantissant la confidentialité des informations transmises lors de la gestion des appels.
S’adapter aux volumes et aux pics d’activité
Les cabinets médicaux connaissent des variations d’activité (rentrée scolaire, périodes épidémiques, vacances).
Externaliser le secrétariat téléphonique permet d’ajuster rapidement les ressources : montée en charge temporaire, permanence téléphonique renforcée ou mise en place de plages élargies sans surcharge administrative.
La complémentarité entre call center et assistante virtuelle
ClicFone combine l’efficacité d’un call center et la flexibilité d’une assistante virtuelle.
Le call center traite les volumes importants et les pics, tandis que l’assistante virtuelle gère les tâches récurrentes et l’orientation des patients.
Cette complémentarité optimise la gestion des appels et assure une qualité constante du service.
Rendez-vous internet : intégration avec LibreRDV, Maiia et Doctolib
La prise de rendez-vous en ligne est devenue incontournable.
ClicFone accompagne l’intégration avec les principaux acteurs du rendez-vous internet comme LibreRDV, Maiia et Doctolib.
Que les patients réservent via leur plateforme préférée ou par téléphone, la synchronisation des agendas évite les doubles réservations et simplifie le suivi des consultations.
L’équipe ClicFone peut confirmer, annuler ou reprogrammer des rendez-vous directement dans ces outils, garantissant une gestion fluide et sécurisée des créneaux.
Tarification et flexibilité
Externaliser son secrétariat téléphonique via ClicFone offre des formules modulables : abonnement mensuel, coûts à la minute ou packs dédiés selon le volume.
Cette flexibilité permet aux médecins et soignants de maîtriser leur budget tout en bénéficiant d’un service professionnel.
Les options sont ajustables pour répondre aux besoins spécifiques (créneaux élargis, langues supplémentaires, prise en charge des urgences).
Pourquoi choisir ClicFone plutôt qu’un service interne ?
- Rapidité de mise en place : pas de recrutement ni de formation longue.
- Expertise spécialisée : personnel formé aux codes du call center et au monde médical.
- Continuité du service : permanence téléphonique même en période d’absence du cabinet.
- Indicateurs et reporting : visibilité sur la qualité de l’accueil et les flux d’appels.
Témoignages et retours d’expérience
De nombreux cabinets ayant externalisé leur télésecrétariat avec ClicFone rapportent une baisse significative des appels manqués, une meilleure organisation des plannings et une satisfaction patient en hausse.
Les responsables apprécient la transparence des rapports et la réactivité de l’équipe ClicFone.
Mise en œuvre et accompagnement
La migration vers ClicFone est progressive : audit initial, paramétrage des scripts d’accueil, intégration des agendas et formation à l’interface.
Un chef de projet accompagne le déploiement pour assurer une continuité de service et adapter les procédures selon le fonctionnement du cabinet.
Bonnes pratiques pour optimiser l’externalisation
- Définir des scripts d’accueil clairs et des consignes pour les urgences.
- Synchroniser les agendas en temps réel (LibreRDV, Maiia, Doctolib).
- Mettre en place des indicateurs de suivi (taux d’appels traités, délais moyens).
- Communiquer aux patients les canaux disponibles (téléphone, rendez-vous internet).
Conclusion
Externaliser le secrétariat téléphonique est une solution stratégique pour les médecins et soignants souhaitant améliorer l’accueil patient, optimiser la gestion des appels et déléguer la permanence téléphonique à des experts.
ClicFone propose une plateforme téléphonique et des services de call center performants, combinant assistante virtuelle, intégration aux outils de rendez-vous internet (LibreRDV, Maiia, Doctolib) et conformité aux exigences de sécurité.
En confiant l’accueil à ClicFone, les professionnels de santé gagnent en sérénité, en productivité et en qualité de service.
Besoin de plus d’informations sur notre prestation de télésecrétariat ? Il vous suffit de nous contacter et nous répondrons à toutes vos questions !
